信息化档案管理系统
更新时间:2023-07-24 09:23:52•点击:28736 • 行业观点
作为企业知识资产和信息资源的重要组成部分,企业档案承载了企业的发展历程包括研发、生产、经营和管理等活动中的具有重要价值的信息,具体表现为文字、图表、声像等不同形式。
一般对企业档案的正确管理,不仅能够帮助企业内部人员及时了解内部大致情况,还能提供给社会各界以及相关人士关于企业事务的有效依据。因此,对档案的管理工作在企业的发展中起着举足轻重的作用。然而,随着计算机技术和网络的飞速发展,在信息普及的现代,部分企业仍在使用的传统档案管理方式已变现的“力不从心”:不论是电子或纸质档案,由于种类繁多且存储分散,加大了管理难度,时常陷入“混乱局面”,使得历史归档记录追溯难度大。
其中,电子档案由于检索字段较单一,降低了档案检索效率低,常导致“求而不得”的结果;纸质档案不论是归档还是借阅的过程,都存在障碍、效率低下,且易损坏、丢失,进而导致信息泄密。此外,当电子与纸质档案同时存储同一信息时,两者之间的匹配管理工作难度大,并且档案权限管理相对麻烦。为加强企业会计档案的管理,促进企业整体会计基础工作管理水平的不断提高,国家陆续出台了一系列政策规范及安全易用、可持续发展的档案管理方案,揭开了电子档案在我国逐渐兴起的序幕。
与传统纸质档案相比,电子档案具有下述特性:
1 共享性
电子档案中的所有信息数据可以得到有效的利用,这样一来就能够使资源共享的目标得以实现。
2 多样性
电子档案可以存储图像、文字、视频和声音等多种类型信息数据,与纸质档案相比更具有多样性。
3 经济环保性
因为电子档案只需要利用计算机设备就能够完成档案的收集、整理、存储和查阅,不需要使用纸张,一定程度上节约森林资源。
4 保护原件性
电子档案主要是以数据信息的形式出现的,无论怎样查阅或者是浏览都不会对原件造成损害。
5 便于传输性
依赖于互联网技术,电子档案作为一种数据构成,其无论是传递还是转换,速度都高于纸质档案。
6 开放性
电子档案解决了传统档案在时间和空间上的局限性,支持多人在多台设备、多系统查阅同一份档案信息。
对于不少企业已完全摈弃纸质档案,实现档案管理的全面电子化的现象,依旧有不少反驳声。诚然,如同报纸和电子媒介一般,虽然纸质档案管理模式短期内也不会消失,但电子化注定成为未来趋势。因此,在这个纸质与电子档案“双轨存储”过渡期,实现档案管理工作电子化是每个企业不可避免的道路。
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